6.3 La conciliation et l'arbitrage des comptes d'honoraires

Un différend sur le montant d'un compte d'honoraires peut se régler sans procès. L'article 88 du Code des professions oblige chaque ordre dont les membres réclament des honoraires à prévoir une procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes. Le délai de demande doit être d'au moins 45 jours, ou plus long si le règlement le prévoit. L'OIQ a adopté le Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des ingénieurs (RLRQ c. I-9, r. 11), qui fixe ce délai à 60 jours.

1. Ce que la procédure couvre, et ce qu'elle ne couvre pas

L'arbitre ne peut pas condamner l'ingénieur à des dommages-intérêts pour un vice de conception : il peut seulement maintenir ou diminuer le compte et fixer un remboursement. Une surfacturation peut, en parallèle, constituer une infraction aux articles 3.08.01 et 3.08.02 du Code de déontologie et faire l'objet d'une enquête du syndic.

Côté ingénieur, la procédure est obligatoire : refuser de se soumettre à la conciliation et à l'arbitrage des comptes, ou à la décision des arbitres, est un acte dérogatoire (art. 4.01.01 d du Code de déontologie).

2. La conciliation

• Qui : le client ou la personne qui a un différend avec un membre sur le montant d'un compte.
• À qui : au conciliateur, soit le secrétaire de l'Ordre ou la personne qu'il désigne (art. 1.02).
• Délai : demande écrite dans les 60 jours de la réception du compte, même s'il a été acquitté en tout ou en partie. Si l'ingénieur s'est payé à même des fonds qu'il détenait pour le client, le délai court à partir du moment où le client en a connaissance (art. 2.02).
• Protection du client : l'ingénieur ne peut intenter une poursuite en recouvrement avant l'expiration des 60 jours suivant la réception du compte (art. 2.03). Une fois la demande reçue, il ne peut le faire tant que le différend peut être réglé par conciliation ou arbitrage; il peut toutefois demander des mesures provisionnelles (art. 2.04).
• Déroulement : le conciliateur procède de la façon qu'il juge appropriée et peut exiger les documents et renseignements utiles; l'ingénieur doit collaborer (art. 2.05, 2.06). Une entente est constatée par écrit et signée par les deux parties.
• Échec : le conciliateur expédie aux parties, par poste recommandée, un rapport indiquant notamment le montant du compte, les montants reconnus par chacune et, s'il y a lieu, le montant qu'il a suggéré (art. 2.07). Il transmet au client la formule de demande d'arbitrage.

3. L'arbitrage

Pour apprécier le compte, les arbitres s'appuient notamment sur les facteurs de l'article 3.08.02 du Code de déontologie : temps consacré, difficulté et importance du mandat, services inhabituels ou exigeant une compétence ou une célérité exceptionnelles, responsabilité assumée. En pratique, l'ingénieur doit pouvoir justifier ses heures et ses taux : un contrat écrit et des feuilles de temps contemporaines sont ses meilleures preuves. Il doit aussi avoir prévenu le client du coût approximatif (art. 3.08.03).

4. Étude de cas : la laiterie de Saint-Hyacinthe

Samuel, ing., estime verbalement un mandat de modernisation de tuyauterie sanitaire à environ 120 heures, soit 18 000 $. Aucun contrat écrit n'est signé. Des conduites d'ammoniac non documentées compliquent le travail, mais Samuel n'en informe pas le client. Cinq mois plus tard, il facture 52 500 $ (350 heures) et 4 800 $ de frais de déplacement. Le compte est reçu le 10 mai; le 15 mai, Samuel menace de poursuivre.

1. Délais : la menace est prématurée. Samuel ne peut poursuivre avant le 9 juillet, 60 jours après la réception du compte (art. 2.03). Le client demande la conciliation le 28 mai, dans le délai de 60 jours. Dès lors, Samuel ne peut poursuivre tant que le différend peut être réglé par conciliation ou arbitrage (art. 2.04).
2. Conciliation : Samuel refuse de descendre sous 48 000 $; le client offre 22 000 $. Le conciliateur expédie son rapport, reçu le 20 juin.
3. Arbitrage : le client doit demander l'arbitrage au plus tard le 5 juillet, soit 15 jours après la réception du rapport. Comme le montant en litige dépasse 10 000 $, le conseil compte trois arbitres.
4. Sentence : les arbitres constatent que des travaux imprévus réels ont été faits, mais que 110 heures ont servi à corriger des plans mal cotés par des stagiaires. Ils notent aussi que Samuel n'a jamais prévenu le client du dépassement (art. 3.08.03). Ils diminuent le compte à 24 000 $ et réduisent les frais non justifiés. Ils fixent les frais d'arbitrage, sans dépasser 15 % du montant en litige.
5. Effets : la sentence lie les parties; si la firme refusait de rembourser un trop-perçu, le client devrait la faire homologuer pour l'exécuter. Refuser de respecter la décision serait aussi un acte dérogatoire pour Samuel (art. 4.01.01 d).