7.2 La tenue des dossiers, leur conservation et la cessation d'exercice

La tenue des dossiers est le reflet du professionnalisme de l'ingénieur. Le dossier permet de comprendre la démarche suivie et de justifier les décisions. Il sert de preuve en cas de litige et constitue la première chose que demandent l'inspecteur et le syndic.

1. Le règlement applicable

Le Règlement sur les dossiers, les lieux d'exercice et la cessation d'exercice des ingénieurs (RLRQ c. I-9, r. 7.3), adopté en vertu de l'article 91 du Code des professions, est en vigueur depuis le 23 mars 2023. Il remplace le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs (r. 13) et le Règlement sur la cessation d'exercice d'un membre (r. 5). Les anciennes règles, comme l'affichage du permis dans le cabinet de consultation, ne sont donc plus en vigueur.

2. Un dossier pour chaque projet ou service

L'ingénieur tient un dossier pour chaque projet d'ingénierie auquel il participe ou chaque service professionnel qu'il rend (art. 1). Pour plusieurs services rendus dans un même contrat avec un client autre que son employeur, un seul dossier suffit. Les dossiers tenus par l'employeur ou la société sont considérés comme ceux de l'ingénieur s'il peut y consigner ses documents et renseignements. Le règlement vise donc aussi l'ingénieur salarié.

Le dossier doit permettre la compréhension de la démarche suivie et des motifs des décisions (art. 2). Il contient notamment :

1. la date d'ouverture du dossier;
2. une copie du contrat de services et de ses modifications ou, à défaut de contrat écrit, une description de la nature et de l'ampleur des services convenus et des modalités de paiement;
3. la correspondance et les documents échangés;
4. les besoins, exigences et contraintes du client;
5. le dossier technique : données recueillies, hypothèses posées et méthode de validation, normes suivies et calculs effectués;
6. une copie de tout document d'ingénierie préparé par lui ou sous sa supervision;
7. une description de tout avis formulé verbalement.

Pour un client autre que son employeur ou sa société, il ajoute le nom et les coordonnées du client ou de son représentant, le temps consacré et une copie des notes d'honoraires et des paiements.

3. Confidentialité, classement et fermeture

• L'ingénieur prend des mesures raisonnables pour préserver la confidentialité et l'intégrité de ses dossiers en tout temps (art. 3).
• Il met en place un système de classement et de repérage qui assure la traçabilité (art. 4).
• Il tient le dossier à jour jusqu'à la fin des services ou du projet, puis peut le fermer : il remet alors au client tout document original fourni par ce dernier et en conserve une copie (art. 5).

4. La conservation : 10 ans après la fermeture

L'ingénieur conserve chaque dossier au moins 10 ans après la date de sa fermeture et prend les mesures raisonnables pour assurer la pérennité de tout système ou procédé d'archivage (art. 6). Après ce délai, il peut détruire le dossier en préservant la confidentialité.

Ce délai concorde avec le droit civil. La garantie contre la perte de l'ouvrage vise une perte survenue dans les 5 ans suivant la fin des travaux (art. 2118 C.c.Q.), et l'action se prescrit ensuite par 3 ans à compter de la manifestation du préjudice (art. 2925 et 2926 C.c.Q.). Un ingénieur peut donc être poursuivi près de huit ans après la fin des travaux. En pratique, plusieurs copies sur des supports distincts, dont une hors site, et des archives protégées contre l'écrasement sont de bonnes pratiques pour respecter l'exigence de pérennité.

Le document d'étude (formation 4.4) décrit le cycle de vie d'un dossier : création et ajout, classement, accès et consultation, accessibilité, confidentialité, intégralité et intégrité, numérisation et archivage, élagage et destruction, cession. La propriété matérielle du dossier peut appartenir à l'employeur, mais les obligations de tenue s'appliquent à l'ingénieur.

5. Le lieu d'exercice

Le lieu où l'ingénieur s'entretient avec un client doit permettre de respecter la confidentialité (art. 7). L'ingénieur doit avoir accès à la documentation à jour requise (art. 8). S'il s'absente pendant les heures normales d'affaires, il assure la continuité de ses services et informe ceux qui tentent de le joindre de la durée de son absence et de la procédure en cas d'urgence (art. 9).

6. La cessation d'exercice

La section III s'applique à l'ingénieur qui exerce seul et à son compte, ou à une société de personnes dont tous les associés cessent d'exercer en même temps (art. 10). Seul un ingénieur peut agir comme cessionnaire ou gardien provisoire des dossiers (art. 11).

Au décès de l'ingénieur, la cession peut être convenue par ses ayants droit (art. 15).

Étude de cas (fictive) : Fissurations structurales et litige huit ans après les travaux à Drummondville

Pour mesurer toute la gravité d'un manquement aux règles de tenue et de conservation de dossiers, examinons une mise en situation judiciaire classique :

Contexte : En 2017, une chaîne logistique québécoise fait construire un entrepôt frigorifique automatisé de grande envergure à Drummondville. La conception des fondations sur semelles et de la dalle de béton supportant les palettiers haute densité est réalisée et scellée par Denis, ing., employé principal d'une petite firme de génie-conseil régionale. Les travaux s'achèvent à l'automne 2018 avec l'émission de l'attestation de conformité finale.

En 2021, Denis quitte la firme pour occuper un poste d'ingénieur en chef dans une municipalité voisine. En 2023, la firme de génie-conseil modernise ses serveurs informatiques : lors de la migration vers le nuage, l'administrateur informatique omet de transférer les répertoires d'archives de calculs structuraux antérieurs à 2019, et détruit physiquement les disques durs locaux obsolètes pour faire de la place.

Le sinistre et le litige (2026) : En mars 2026, soit près de huit ans après la livraison de l'entrepôt, des tassements différentiels majeurs surviennent au centre de l'édifice : la dalle s'affaisse de 8 centimètres, bloquant les navettes automatisées et provoquant des fissures structurales alarmantes dans les poutres maîtresses. Le propriétaire intente une poursuite civile de 1,8 million $ contre la firme et contre Denis. Le délai de 5 ans de l'article 2118 C.c.Q. est expiré, de sorte que le propriétaire doit prouver une faute selon le régime contractuel et extracontractuel ordinaire. Parallèlement, un signalement est déposé au Bureau du syndic de l'OIQ.

Analyse des infractions et conséquences dévastatrices :

1. Conservation des dossiers (art. 6 du r. 7.3) : le dossier, fermé à la fin du projet en 2018, devait être conservé au moins jusqu'en 2028. Sa destruction en 2023 contrevient au règlement, qui oblige aussi à prendre les mesures raisonnables pour assurer la pérennité des systèmes d'archivage. Une maladresse lors d'un changement de serveur n'excuse pas l'absence de sauvegardes durables.
2. Affaiblissement de la défense civile : le propriétaire doit prouver la faute, mais Denis n'a plus aucune note de calculs ni trace des hypothèses initiales. Il ne peut donc pas démontrer qu'il a respecté les règles de l'art, ni que les tassements viennent d'une surcharge non autorisée des palettiers par l'exploitant. Sans dossier, sa défense repose sur des souvenirs.
3. Volet disciplinaire : les dossiers tenus par l'employeur sont considérés comme ceux de l'ingénieur s'il peut y consigner des documents (art. 1, al. 2 du r. 7.3). Les ingénieurs de la firme responsables de l'archivage ou de la destruction prématurée s'exposent à une plainte; le syndic examinerait la situation de Denis, qui avait quitté la firme avant la destruction, selon son rôle réel. Le conseil de discipline ne vise que des membres de l'Ordre; la firme, elle, répond civilement.