8.5 Effectuer la surveillance et terminer le mandat : non-conformités, changements, réception et attestation de conformité

1. Démarrer la surveillance

Le plan de surveillance est présenté lors de rencontres de démarrage :

• avec le maître d'œuvre, qui dirige les travaux sur le site, assume la responsabilité du programme de prévention et s'assure que les travaux sont exécutés conformément aux plans et devis, de façon sécuritaire. Il élabore le plan de prévention, gère l'exécution, suit les coûts et échéanciers et la qualité des sous-traitants. La rencontre valide la faisabilité du plan selon les contraintes du chantier;
• avec l'équipe de surveillance, qui peut compter des ingénieurs, des CPI et des techniciens. Un membre qui n'est pas ingénieur et qui exerce des activités réservées doit le faire sous la supervision de l'ingénieur responsable, qui s'assure de ses compétences, s'implique activement et demeure disponible;
• avec les parties prenantes, pour établir la collaboration, rappeler les exigences de conception et présenter le protocole de communication.

L'ingénieur effectue ensuite un contrôle quantitatif et qualitatif à chaque étape sous sa surveillance. Il met en œuvre le plan de gestion de la qualité et fait les inspections, essais et examens de conformité. Si les résultats sont conformes, il les documente et produit les rapports; sinon, il traite la non-conformité et, au besoin, gère le changement.

Gestion des contrats : elle relève de l'administrateur des contrats, mais l'ingénieur y collabore. Selon la fréquence prévue, il reçoit la demande de paiement, vérifie l'avancement et les pièces justificatives, et produit la recommandation de paiement progressif ou final.

2. Les non-conformités

Une non-conformité est un élément qui ne respecte pas les exigences des documents contractuels et techniques ou des lois : écart par rapport aux plans et devis, mesure ou essai non conforme, écart aux normes, défaut visible (fissures, câblage incorrect) ou problème de sécurité.

1. L'ingénieur produit un avis de non-conformité et le transmet au maître d'œuvre, avec copie au client, au sous-traitant ou au fournisseur concerné au besoin.
2. Le maître d'œuvre analyse la situation et propose des actions correctives : remplacer, réparer ou ajuster, ou substituer un équivalent.
3. L'ingénieur surveillant accepte les propositions, avec l'avis de l'ingénieur de conception lorsqu'elles peuvent toucher la conception ou la qualité. Si elles modifient les plans et devis ou la portée des travaux, il applique la procédure de gestion des changements.
4. La non-conformité et sa solution sont consignées dans le rapport de surveillance.

3. La gestion des changements

Des changements peuvent survenir même sans non-conformité : remplacements, ajouts, retraits, révisions. Ils sont généralement traités par avenant, une modification négociée des modalités du contrat. L'ingénieur analyse l'aspect technique avec le concepteur ou le maître d'œuvre, qualifie les solutions possibles et en expose les conséquences au client par écrit : échéancier, coût des travaux, honoraires professionnels, performance et pérennité de l'ouvrage, ainsi que l'effet d'un retard d'approbation. Il doit obtenir l'approbation écrite du client avant toute action. C'est au client d'approuver les coûts et délais, d'autoriser le maître d'œuvre à procéder et de fixer la date de début. L'ingénieur coordonne ensuite la modification des documents d'ingénierie, met à jour le plan de surveillance et consigne l'opération.

Limites du mandat : en aucun cas l'ingénieur responsable de la surveillance ne devrait modifier ou annuler des clauses contractuelles, approuver ou accepter des travaux non prévus ou non conformes, ni modifier les plans et devis, sans en avoir avisé l'ingénieur de conception et sans qu'un avenant soit produit et approuvé par le client.

Prise de décision : devant une pression indue pour faire avancer le projet, l'ingénieur applique le test de la décision éthique (transparence, exemplarité, réciprocité) et dénonce la situation si nécessaire. Il doit sauvegarder son indépendance (art. 3.05.03) et peut cesser d'agir pour un motif juste et raisonnable (art. 3.03.04), par exemple si le client ignore ses avis.

4. Réunions de chantier et journal de bord

Les réunions périodiques servent à constater l'avancement, suivre les coûts et changements, discuter des problèmes et préparer les étapes critiques, comme celles qui exigent un point d'arrêt. Le journal de chantier consigne chaque jour les observations, constatations et approbations : personnes rencontrées, activités surveillées, directives, décisions, travaux non conformes, modifications et machinerie, avec photos, croquis et rapports de laboratoire. Ce journal n'est pas un document d'ingénierie, sauf s'il contient des avis ou recommandations d'ingénierie se rapportant à un ouvrage visé. Il doit alors être préparé et signé par un ingénieur. Dater et signer le journal est une bonne pratique dans tous les cas.

5. Terminer le mandat

1. Avis de fermeture : le maître d'œuvre informe l'ingénieur que les travaux sont terminés.
2. Évaluation des travaux : l'ingénieur vérifie que les documents techniques exigés sont conformes, que les activités du plan de qualité sont réalisées, que les résultats d'essais respectent les critères d'acceptation et que les non-conformités sont résolues et documentées.
3. Recommandation : si des correctifs sont nécessaires, il peut refuser la réception, recommander une réception provisoire avec une liste détaillée des travaux à compléter et leur suivi, ou recommander la réception telle quelle en participant à la négociation d'une compensation pour le client.
4. Inspection finale : vérification, en présence du client et de préférence sur le site, que les travaux sont complets et conformes. Des déficiences mineures qui ne menacent ni l'intégrité ni le fonctionnement peuvent être acceptées par écrit par le client; sinon, la fermeture ne peut avoir lieu.
5. Certificat de réception des travaux : sauf indication contraire, il fixe la date de début de la garantie des travaux. Le client confirme d'abord la réception avec satisfaction, puis l'administrateur des contrats prépare le certificat, que l'ingénieur signe.
6. Attestation de conformité : document formel qui confirme que les travaux ont été réalisés selon les exigences contractuelles et que le résultat est conforme aux plans et devis. C'est un avis authentifié. Il contient notamment le client, le projet et la date, les documents d'ingénierie utilisés, les travaux surveillés, les observations, les divergences avec leurs analyses et recommandations, les décisions prises et la signature de l'ingénieur.

Un rapport final de surveillance est recommandé, parfois exigé. Il résume l'historique, les enjeux et solutions, les incidents, les améliorations et des recommandations. Une réunion post-mortem avec l'équipe favorise l'amélioration continue.

6. Cas : l'attestation demandée sans surveillance

Un promoteur demande à une ingénieure, embauchée à la fin du chantier d'un stationnement étagé, d'attester la conformité des travaux de coffrage et de bétonnage déjà terminés. Elle n'a assisté à aucun point d'arrêt et n'a pas vu les rapports de laboratoire. Elle ne peut pas attester la conformité de travaux qu'elle n'a pas surveillés. Elle peut proposer une inspection de l'ouvrage existant, avec carottages et essais, et un rapport qui en circonscrit clairement la portée. Signer l'attestation demandée serait un procédé douteux (art. 3.02.08) et une atteinte à son indépendance (art. 3.05.03).